Be en skiftchef beskriva sitt jobb och du får höra om golvet, teamet och kunderna. Fråga hur de faktiskt spenderade förra veckan, och en betydande andel gick oftast till schemat.
Det här arbetet står sällan i jobbeskrivningen och nästan aldrig i bemanningsplanen. Det syns i stället som kvällar, som telefontid på lediga dagar, och som anledningen till att medarbetarsamtal ständigt flyttas.
Varför det är svårt att se
Bemanningsarbete fragmenteras på ett sätt som döljer dess storlek. Det är inte ett långt block av schemaläggning. Det är en serie små avbrott:
- Att läsa och besvara bytesförfrågningar utspridda genom en chattråd.
- Att räkna ut om ett föreslaget byte lämnar passet ordentligt bemannat och regelenligt.
- Att arbeta sig ner genom en namnlista för att fylla en lucka efter en sjukanmälan.
- Att publicera om ett schema som ändrats två gånger sedan det gick ut, och se till att alla vet vilken version som gäller.
Var och en av dessa tar några minuter. Tillsammans kan de vara ett av de större anspråken på en chefs vecka — och, eftersom de drivs av avbrott, en av de mest sannolika att rinna över efter ett pass slut.
“Bemanningsarbete syns sällan som ett block i kalendern. Det syns som anledningen till att allt annat i kalendern flyttades.”
Varför att jobba hårdare inte löser det
Den instinktiva lösningen är att bli bättre på det — svara snabbare, strama åt reglerna, bygga ett mer utförligt kalkylblad. Det tenderar att ge begränsade resultat, eftersom arbetet inte är begränsat av skicklighet. Det är begränsat av struktur.
En bytesförfrågan som kommer in i en chatt måste hittas, sättas i sammanhang och kontrolleras innan den kan avgöras. Själva beslutet tar ett ögonblick. Allt runt omkring är overhead skapad av var förfrågan hamnade — och personlig disciplin tar inte bort den typen av overhead.
Vad som faktiskt minskar bördan
Två strukturella förändringar gör det mesta av jobbet, och ingen av dem beror på att chefen beter sig annorlunda:
- [Låt anställda lösa bemanning sinsemellan.](#swap-culture) Om vem som helst berättigad kan ta ett ledigt pass slutar chefen agera växel och blir godkännare i stället.
- Sätt beslutet och dess sammanhang på ett ställe. När förfrågan, passdetaljerna och konfliktkontrollen kommer tillsammans kostar det att godkänna ett byte ett klick i stället för en utredning.
Chefen bestämmer fortfarande allt de bestämde förut. Det som ändras är att monteringsarbetet framför beslutet — sökandet, kontrollen, korsreferensen — till stor del försvinner.
Var ShiftScout kommer in
Schemat kommer att fortsätta ändras. Folk blir sjuka, planer skiftar, och tillgänglighet ändras.
Målet är inte att eliminera de förändringarna. Det är att göra dem enklare att samordna.
Det är problemet ShiftScout är designat för att lösa: att hjälpa till att föra skiftförändringar, tillgänglighet och relevant sammanhang närmare passet självt, så att mindre av processen beror på manuellt fram och tillbaka.
Chefen bestämmer fortfarande vad de bestämde förut. Skillnaden är att samordningen som leder fram till det beslutet kan vara mer strukturerad.
Värt att säga rakt ut
Om du leder ett skiftbaserat team är schemat en verklig del av ditt jobb och förtjänar en verklig plats i din vecka snarare än utkanten av den. Följ timmarna ärligt i två veckor och se vad siffran faktiskt är för dig.
Om det visar sig vara betydande är det inget personligt misslyckande att jobba hårdare med. Det är ett system värt att ändra.
Jag är en entreprenör som drivs av innovation och att lösa verkliga problem. ShiftScout föddes ur min egen erfarenhet av att jobba pass från tidig ålder. Jag önskade ofta att det fanns en lösning som ShiftScout för att göra det enklare att hitta och hantera pass. Den personliga erfarenheten blev grunden för att bygga ShiftScout och göra om en verklig utmaning till en skalbar affärslösning.
